Gestione della flotta? Scopri come tenere monitorati i tuoi mezzi aziendali con un’app!
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Migliorare l’organizzazione della propria forza lavoro è uno dei pensieri fissi di qualsiasi imprenditore o responsabile della logistica. Per le aziende che operano nel settore del Trasporto e della Logistica è fondamentale rendere il proprio servizio impeccabile, ma è molto importante anche per le aziende che utilizzano il trasporto merci come un servizio collaterale al proprio core business effettivo. La gestione della flotta, intesa come l’organizzazione più accurata ed efficiente della forza lavoro aziendale, infatti, è capace di migliorare il grado di soddisfazione del cliente e permette, con qualche accorgimento, di risparmiare sui vari costi relativi al trasporto. In questo articolo affrontiamo la questione da un punto di vista molto preciso: quello dell’organizzazione del lavoro e del dipendente.
Perché gestire la flotta è importante?
Uno dei principali errori da evitare nella gestione della propria flotta aziendale è proprio quello di non prestare troppa attenzione alla flotta aziendale. Nelle aziende di trasporti spesso i conducenti sono informati delle attività da svolgere tramite supporto cartaceo, il quale racchiude tutte le informazioni utili per portare a compimento l’attività. Il problema risiede nella scarsa accuratezza di tali documenti, che spesso non riportano in dettaglio le tappe del viaggio né tutte le informazioni necessarie per svolgere le task nel migliore dei modi.
Gestire con superficialità le proprie flotte, o meglio le attività dei conducenti, può portare l’azienda a fornire un servizio poco efficiente e insoddisfacente al cliente. Oltre a questo, la mancanza di ottimizzazione del percorso e di comunicazione con il conducente, può far lievitare i costi di trasporto: allungando i percorsi crescono i costi relativi ai consumi del veicolo e del dipendente. Al contrario, avere un sistema organizzato e capace di collegarsi in tempo reale con il conducente, permette di ottimizzare il servizio di consegna/trasporto, incrementando la soddisfazione del cliente e mettendo l’autista nella condizione di operare in maniera puntuale.
Come fare, però, a raggiungere un livello di organizzazione e ottimizzazione tale senza sconvolgere i processi interni all’azienda e senza complicare la vita ai propri dipendenti? La soluzione sta a portata di tap: un’applicazione per smartphone facile, intuitiva e sempre connessa con la sede centrale dell’azienda.
Un’applicazione per organizzare le attività degli autisti
Le soluzioni di GPS Tracker tradizionali si contraddistinguono per il tracciamento dei vari mezzi aziendali tramite supporto visivo (i famosi “puntini sulla mappa”). Per ottimizzare, però, la gestione della flotta aziendale non è sufficiente avere un supporto digitale che mostri la posizione dei vari veicoli su di una mappa. È necessario organizzare in maniera più precisa e puntale tutte le fasi di lavoro e trasporto, nonché migliorare la comunicazione tra conducente e sede operativa.
Ecco perché è necessario avvalersi di un supporto più evoluto e dotato di funzionalità specifiche. Stiamo parlando di una soluzione come YouWorkForce, comprensiva di applicazione per smartphone e del relativo applicativo Web, consultabile da qualsiasi browser. Attraverso questo sistema ogni operazione viene gestita in maniera precisa e professionale, e fornisce un servizio ancora più attento al cliente.
Come funziona
Come abbiamo detto, l’arma segreta di un’azienda è l’organizzazione. Con uno strumento come questo, composto da applicativo web e da app per smartphone, ogni ingranaggio funziona in sincrono con gli altri, producendo un valore ancora maggiore per l’azienda. Ma come funziona nel dettaglio, uno strumento come YouWorkForce?
Il primo step è quello di mettere l’operatore nelle condizioni di essere sempre connesso, durante l’orario lavorativo, con la sede centrale tramite l’installazione dell’applicazione sul suo dispositivo aziendale. Con questo strumento, infatti, la sede centrale potrà monitorare l’avanzamento delle attività, nonché eventuali problematiche legate ad essa, e conoscere in tempo reale i problemi di viabilità, in modo da poter avvertire il cliente di eventuali ritardi.
Ma il sistema YouWorkForce, come detto prima, non è solo geolocalizzazione. A seconda delle esigenze manifestate dall’azienda, è possibile incrementarne le funzionalità fino a creare il prodotto perfetto per uno specifico settore di inserimento. Il modulo “agenda”, basilare in YouWorkForce, permette all’operatore di visualizzare sul proprio dispositivo tutte le task assegnategli, e di spuntarle una volta completate. Il modulo “timbratura geolocalizzata”, poi, è perfetto per le aziende che vogliono operare anche in ottica di smart working. L’operatore, infatti, può iniziare il proprio turno di lavoro in mobilità, senza dover passare per forza per la sede centrale, evitando perdite di tempo e risparmiando carburante.
Per concludere…
Non tutti i sistemi di geolocalizzazione sono uguali. Molti si fondano sul tracking del mezzo e sulla velocità di intervento o di consegna della merce al cliente. Per migliorare l’efficienza generale delle spedizioni e dei trasporti, invece, è fondamentale mettere il conducente nelle condizioni di lavorare al meglio e in sicurezza. Tramite l’applicazione integrata nel sistema YouWorkForce, ogni conducente viene responsabilizzato nella propria mansione e ha sempre sotto controllo tutte le task giornaliere da portare a termine. In questo modo, la centrale operativa è in grado di tenere monitorate le tratte, la temperatura dei propri veicoli refrigerati, gli eventuali problemi legati alla viabilità e di fornire al cliente un servizio che si basa sulla chiarezza e sulla qualità.
Se vuoi approfondire le funzionalità di YouWorkForce e vuoi conoscere nel dettaglio i benefici che una soluzione come questa può apportare alla tua realtà specifica, scrivici qui. I nostri consulenti saranno felici di rispondere alle tue domande in merito.
Dispositivo Man Down per la logistica e la manutenzione: ecco come tenere al sicuro i tuoi operatori Home / News / Blog /
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La sicurezza sul posto di lavoro è un tema caro a molti soggetti. Il dipendente deve poter affrontare ogni giornata lavorativa con tranquillità, con la sicurezza di aver preso tutte le precauzioni possibili ad evitare ogni incidente. Lo Stato deve salvaguardare i cittadini e fornire loro ambienti di lavoro a norma, regolando in maniera chiara ogni scenario. Il datore di lavoro deve adempiere alle normative statali, ma anche provvedere a creare un ambiente favorevole e sicuro per i propri dipendenti. In questo articolo parleremo del settore della logistica e della manutenzione, o meglio, di quali sono i pericoli che si possono incontrare in questo ambito specifico e come la moderna tecnologia può garantire la sicurezza che l’operatore merita, in ogni situazione.
I rischi
Per rendere un luogo di lavoro sicuro e accogliente è necessario prima di tutto conoscerne gli ambienti e comprenderne i rischi. Nel settore della logistica e della manutenzione i luoghi sono per lo più due: il magazzino aziendale e l’area urbanistica/stradale. L’addetto al magazzino è colui che si occupa dello spostamento, stoccaggio e gestione della merce, per cui, per la maggior parte del tempo, si troverà ad operare all’interno del magazzino. Il manutentore, invece, è colui opera in un ambito outdoor e che necessita di raggiungere determinati luoghi per svolgere l’intervento richiesto (es: operatore telefonico, operatore di una società energetica, manutentore stradale ecc). I rischi ci sono in entrambi i casi, ma sono del tutto differenti.
L’ambiente del magazzino non è per nulla banale: le sue lunghe e infinite corsie non permettono la visibilità sull’operatore, rendendolo quindi difficile da soccorrere in caso di bisogno. I rischi, quindi, di operare in questo ambito sono aggravati dalla difficoltà di assistenza, dovuta alla conformazione dell’ambiente. Tra questi vi sono:
- Caduta di materiale dall’alto. È un’eventualità dettata dall’organizzazione del materiale all’interno delle scaffalature, il quale si trova spesso anche da altezze molto importanti.
- Caduta. Il magazziniere ha il compito di stoccare e reperire il materiale richiesto, a qualunque altezza si trovi.
- Investimento. È dovuto al passaggio di carrelli elevatori e muletti.
Per quanto riguarda il lavoro di manutenzione, molti operatori si ritrovano a dover svolgere delle attività specifiche da soli, fattore che preclude un pronto intervento in caso di incidente, malore o di un qualsiasi problema.
La prima cosa da fare, quindi, è dotare azienda e operatori di tutti i sistemi di sicurezza richiesti dalla legge, quali caschetti, scarpe antinfortunistiche, pettorine colorate per il riconoscimento immediato e così via.
Prevenire è fondamentale, ma nel caso si verificassero degli incidenti interni al magazzino o durante un intervento outdoor? La soluzione si chiama dispositivo Man Down, una funzionalità nata appositamente per dare un supporto agli operatori in qualsiasi situazione di rischio o pericolo.
Dispositivo Man Down
Man Down è una funzionalità dell’applicazione YouWorkForce di YouCo, ma può essere resa disponibile anche singolarmente (ready-to-use) secondo le esigenze dell’azienda richiedente. La sua forza sta nel sistema automatico di rilevamento di “anomalie” nell’attività dell’operatore. In poche parole, Man Down installata sullo smartphone aziendale dell’operatore è in grado di riconoscere se questi abbia avuto qualche incidente, caduta o malore improvviso.
Dopo un tempo determinato di assenza di movimento dell’operatore, stabilito al momento della configurazione, il dispositivo Man Down manda un messaggio sul device dell’operatore ed in contemporanea emette un suono prolungato e persistente in qualità di allarme. Se si tratta di un “falso allarme”, l’operatore può premere sull’apposito pulsante per far cessare il segnale. In caso contrario (richiesta di emergenza) il dispositivo Man Down invierà una chiamata vocale, un SMS, una chiamata push to talk alla centrale operativa oppure ai dispositivi dei colleghi (facenti parte ad esempio dello stesso gruppo di lavoro e/o operanti nelle vicinanze). In questo modo l’azienda potrà garantire ai propri operatori un soccorso immediato in caso di necessità, in ogni situazione.
Scopri come utilizzare il dispositivo Man Down in scenari di lavoro solitario, all’interno di magazzini e aree di lavoro pericolose. I consulenti YouCo sono a tua disposizione per spiegarti tutte le funzionalità di questo modulo e i benefici che apporta all’interno dell’ambiente lavorativo.
Coordinare le squadre di lavoro è sempre più difficile? Forse non usi gli strumenti giusti!
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L’efficienza all’interno di un’azienda può avere molte facce. Può essere rappresentata dalla particolare caparbietà dei suoi collaboratori e dalle loro competenze. Può fare capo ad un ecosistema produttivo dotato di sistemi all’avanguardia. Oppure, come succede nella maggior parte dei casi, è il risultato di un sistema di lavoro organizzato e fluido. Per far sì che gli operatori siano in grado di portare a termine le proprie mansioni nel migliore dei modi, vi è bisogno di comunicazione e interazione continua. Ma come fare a garantire un processo lavorativo così scorrevole e “connesso”? Cerchiamo di spiegarlo in questo articolo, analizzando contesti di lavoro diversi, nei quali l’organizzazione è una caratteristica chiave per fornire un servizio di qualità.
L’intervento
Organizzare persone, asset tecnologici e strumenti del mestiere con il solo scopo di portare a termine una determinata mansione non è mai stata un’operazione semplice. Gli intoppi e le incomprensioni sono da sempre incognite pronte a palesarsi nei momenti peggiori. Spesso queste situazioni di confusione si verificano a causa dello scarso dialogo tra i veri membri del team o perché le informazioni vengono trasmesse in maniera superficiale e poco dettagliata o ancor di più in maniera “antiquata”. Si pensi alla mole di informazioni scambiate su carta.
Prendiamo come esempio il settore dei servizi alle aziende, in particolare soffermiamoci sulle attività che ruotano intorno alle vending machines. Questi macchinari sono ormai presenti in tutti gli uffici e in tutte le aziende produttive, e simboleggiano il momento della “pausa”. Le società che offrono questo servizio hanno come necessità primaria quella di essere sempre aggiornate sull’andamento dei propri dispositivi posizionati presso i Clienti. Non conoscere infatti l’effettiva efficienza dei distributori può portare da un lato, un certo malcontento nell’azienda cliente per l’assenza di “ricarica” puntuale, dall’altro spreco di tempo da parte dell’operatore nel caso la “ricarica” delle bevande e dei beni alimentari non dovesse essere necessaria.
Altri problemi sorgono in contesti legati ad esempio alla manutenzione di macchinari o dispositivi tecnologici. La burocrazia ed il “cartaceo” rappresentano anche in questo caso il vero tallone d’Achille di queste attività. Soffermiamoci a titolo esemplificativo sul tema dell’organizzazione delle manutenzioni negli uffici postali. Nel caso di un problema ad un asset tecnologico come una stampante, un access point o un ruouter, dalla richiesta d’intervento all’intervento effettivo possono passere giorni, se non settimane. Questo perché non è sempre possibile avere a portata di mano una reportistica precisa che indichi il modello e la tipologia dell’oggetto coinvolto. La manutenzione procede su più fasi, con una prima uscita di controllo e tentativo di riparazione. In caso di esito negativo si procede prendendo nota dei numeri di serie, dei modelli, degli accessori, in modo da innescare una richiesta di sostituzione dell’asset che prevede un’approvazione ed una fornitura del bene. L’attività si conclude con la sostituzione ed il nuovo collaudo.
La soluzione?
Per ovviare a problemi come quelli descritti nei due esempi precedenti è fondamentale dotare le squadre di lavoro di dispositivi specifici in grado di avvertirli, in tempo reale, del problema da risolvere. Proprio come YouWorkForce, l’applicativo in grado di coordinare i gruppi di lavoro in maniera semplice e veloce. Si pensi solamente alla possibilità di ricevere una notifica sul proprio smartphone sulla situazione di un distributore, completa di istruzioni e posizione della macchina da ricaricare: l’efficienza relativa all’intervento aumenterebbe di moltissimo.
Nel secondo caso l’operatore riceverebbe sul proprio dispositivo aziendale la richiesta d’intervento con le specifiche tecniche dell’apparecchio da riparare, fornite tramite una piattaforma di asset management che si occupa di catalogare non solo le caratteristiche dei vari oggetti ma anche la loro collocazione presso un ufficio postale e la disponibilità di ricambi presso un magazzino. Il tutto accompagnato da note relative agli strumenti da utilizzare per l’intervento e da quelli di consumo (se necessari) in modo da non dimenticare nulla di indispensabile. Una volta terminata l’operazione di riparazione o sostituzione, l’operatore potrà anche “chiudere” il collaudo con un semplice tap del dito andando ad aggiornare in real time tutto il sistema. Nulla viene lasciato al caso.
La comunicazione
Un altro tema bistrattato nelle aziende è quello della comunicazione. Spesso si pensa che la comunicazione tra membri dello stesso team di lavoro stia nel mettere a conoscenza il collega della prossima attività che si andrà a svolgere. Dopodiché, ognuno per la propria strada e alla propria mansione. Il problema sorge quando, a causa di uno scarso dialogo e organizzazione tra le parti, le consegne non vengono rispettate e le aspettative dei clienti non vengono soddisfatte.
In contesti come gli aeroporti, dove il tempo la fa da padrone, coordinare i gruppi di lavoro in maniera efficace è fondamentale. Senza una comunicazione puntuale e immediata non è però possibile. Focalizziamoci ad esempio sulle squadre di lavoro che devono allinearsi in tempo reale per gestire il processo di carico e scarico dei bagagli, il rifornimento degli aeromobili, le operazioni di trasporto dei passeggeri e l’onboarding. Tutti questi processi devono essere svolti nei tempi previsti, in modo da garantire un servizio preciso ed evitare ritardi nei voli.
La soluzione?
In questo caso YouWorkForce, con l’integrazione di YouTalkie, è in grado di fornire tutta la connessione che il gruppo di lavoro necessita. Grazie alla tecnologia push-to-talk (walkie-talkie su smartphone) e alla possibilità di gestire messaggi vocali con archiviazione e riascolto degli stessi, nonché task specifiche direttamente sul proprio smartphone aziendale, usufruendo anche di una chat professionale ed altri moduli, ogni manager e/o operatore è in grado di mettersi in contatto con i colleghi di altri reparti per comunicare anomalie nello stato di avanzamento della propria attività. Un’interconnessione puntuale ed efficace che permette di evitare inghippi e rallentamenti nella quotidiana attività lavorativa. La differenza si percepisce in maniera effettiva tramite la customer satisfaction.
Per concludere…
Le soluzioni proposte in questo articolo sono tutte studiate per migliorare il flusso delle attività dei gruppi di lavoro, ma non solo. Per conoscere a fondo il funzionamento e le varie funzionalità di YouWorkForce, compresa l’integrazione YouTalkie, contattaci. I nostri esperti sono a completa disposizione per fornirti le risposte che cerchi e se vuoi, anche la demo della soluzione più adatta al tuo settore di inserimento.
App rendicontazione e nota spese: la soluzione contro la gestione cartacea e inefficiente delle spese del personale
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I consulenti, gli agenti, i manager e molte altre figure professionali si ritrovano spesso a dover effettuare trasferte e viaggi di lavoro per portare a termine le proprie attività di routine. Questo scenario comporta costi che l’azienda deve sostenere in anticipo oppure in fase di rendicontazione. Per far sì che il rimborso di quanto speso venga gestito in maniera puntuale, il collaboratore deve far pervenire all’ufficio amministrativo tutti i documenti necessari, innescando un processo di controllo a volte difficoltoso e spesso dispendioso. La tecnologia anche in questo caso ci viene in soccorso. Scopriamo insieme di cosa si tratta.
Le figure professionali sempre in viaggio
La trasferta è una consuetudine per molte figure professionali. Nella maggior parte dei casi lo scopo della trasferta è quello di portare valore ed un servizio di qualità al cliente direttamente presso la sua sede. Ciò incrementa non solo la sua fiducia ma anche la sua opinione positiva nei confronti dell’azienda e pone le basi per una collaborazione solida e prolungata nel tempo. L’importanza di questa attività sia in fase di sviluppo commerciale che di post-vendita è quindi palese, ma comporta comunque dei costi che l’azienda deve tenere in considerazione.
Chi di lavoro fa l’account manager, il formatore, il consulente ha ben chiaro quanto sia importante l’attività svolta fuori dalle mura aziendali. Che sia per vendere un determinato prodotto, per fare formazione in relazione a tematiche specifiche o per fornire un servizio su misura ai propri clienti, tutte queste figure si trovano ad affrontare periodicamente spese di trasferta legate alla propria attività professionale tra cui:
- Spese legate agli spostamenti con mezzi pubblici o privati (biglietti aerei, biglietti del treno, rimborsi kilometrici ecc);
- Spese di vitto e alloggio (pasti, pernottamento in albergo ecc);
- Spese legate all’attività da svolgere (acquisto di materiali ecc);
Il problema maggiore che questi professionisti incontrano sul proprio cammino è la gestione di tali spese in maniera puntuale con il rischio di perdere letteralmente per strada scontrini e giustificativi.
L’archiviazione dei documenti
Il professionista ha la necessità di raccogliere, durante ogni singolo viaggio di lavoro, tutti i documenti cartacei relativi alle spese sostenute. Solo tramite un’accurata attività di archiviazione di scontrini e documenti specifici potrà vedersi rimborsare i rispettivi importi. Questa tuttavia risulta essere una soluzione piuttosto inefficace in quanto porta con sé diverse difficoltà e problematiche:
- Possibile smarrimento dei documenti;
- Possibile illeggibilità delle fatture e degli scontrini, dovuta anche alla conservazione prolungata in uno stesso luogo (porta documenti, portafoglio ecc);
- Consegna dei documenti cartacei all’ufficio amministrativo con notevole ritardo;
Per evitare che la gestione del cartaceo divenga un problema serio per chi fa della trasferta il proprio ambiente lavorativo per eccellenza, sono nate delle soluzioni tecnologiche all’avanguardia. Una tra tutte è l’app nota spese, un’applicazione per smartphone che permette al dipendente di digitalizzare in modo rapido e strutturato il cartaceo e ottimizzare la preparazione delle proprie note spese in tempo reale tramite il proprio dispositivo mobile.
Perché è efficace l’app nota spese?
I motivi per cui questo tipo di modulo risulti efficace nella vita di collaboratore sono diversi, ma il principale è senza dubbio l’immediatezza. Tramite la soluzione “YouWorkForce – Nota Spese” è possibile velocizzare tutti i processi di raccolta e archiviazione di scontrini e documenti fiscali, nonché l’invio all’ufficio amministrativo in real-time. Niente più documenti cartacei sparsi per l’auto o infilati prepotentemente nel portafoglio: con l’app nota spese tutto si risolve in maniera veloce e senza disagi.
Come prima cosa, la ricevuta cartacea viene fotografata e inviata direttamente ad una piattaforma dove gli operatori amministrativi (tramite un semplice accesso via browser – Internet Explorer, Chrome Firefox, …) verificheranno l’idoneità del documento. L’applicazione infatti è in grado di assegnare la ricevuta al dipendente specifico, favorendo così una gestione più precisa delle varie note spese. Nel caso si verifichino problemi con le note spese ricevute, l’addetto alla contabilità potrà richiedere informazioni inserendo annotazioni e rimandando al professionista la nota spese per modifiche. Il collaboratore potrà apportare le correzioni direttamente da device oppure collegandosi via web alla piattaforma. Inoltre, nel caso l’azienda usufruisca di un gestionale specifico, l’app nota spese di YouWorkForce può essere sincronizzata con esso incrementando ancora di più l’efficienza di tutto l’iter burocratico relativo ai rimborsi.
Se vuoi scoprire come questa soluzione può rivoluzionare il processo di gestione delle spese dei tuoi dipendenti, contatta uno dei nostri consulenti o richiedi una demo gratuita. Nota Spese è una soluzione integrata in YouWorkForce ma anche ready-to-use: si adatta facilmente ad ogni esigenza specifica!
Software gestione aziendale: scopri quale serve davvero alla tua società
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Ogni azienda, da quella di piccole dimensioni alla più strutturata, ha la necessità di automatizzare determinati processi e di rendere maggiormente fluido l’iter gestionale di task e attività. Questa necessità si manifesta in maniera massiccia anche in strutture di grandi dimensioni, con un numero di dipendenti molto elevato e con sedi distaccate in diverse zone del Paese e all’estero. Le attività e i processi che le aziende sono chiamate a gestire sono moltissimi e questo porta a incomprensioni, difficoltà comunicative ed errori. Per evitare questo tipo di problemi e per rendere più efficienti le attività, le aziende si affidano a strumenti tecnologici in grado di digitalizzare e automatizzare iter burocratici e task. In questo articolo portiamo esempi e soluzioni proprio in relazione a queste dinamiche.
L’azienda
Gestire le risorse e gli asset di un’azienda è un’attività costellata di incognite poiché tantissimi attori si confrontano giornalmente su più task differenti.
Negli anni sono stati sviluppati sistemi di gestione delle attività sempre più intuitivi, fino ad arrivare ai moderni software di gestione aziendale in grado di organizzare la vita nell’azienda in quasi ogni suo aspetto. Dal coordinamento dei gruppi di lavoro alla gestione del ciclo di vita del parco dispositivi, un sistema di asset management ha come scopo quello di rendere più fluidi i processi, con conseguente aumento delle performance e risparmio di tempo e denaro da parte dell’azienda. Ecco perché utilizzare software di questo tipo è fondamentale per qualsiasi tipo di impresa: i benefici che apporta sono notevoli.
Costruire i “workflow”
Vi sono moltissime attività che nonostante l’apparente semplicità finiscono per rubare tempo prezioso al personale, distraendolo dai task davvero importanti. Queste attività, cosiddette di routine, fanno parte della poco “stimata” burocrazia che da sempre attanaglia le imprese a tutti i livelli. La scarsità di organizzazione di un flusso di attività ben strutturato è un problema comune a molte aree e reparti differenti.
Per bypassare queste inefficienze sono stati sviluppati dei sistemi specifici in grado di gestire dei “workflow”, capaci di migliorare la gestione del lavoro. Le soluzioni che permettono di pianificare e di gestire i cosiddetti workflow sono dei veri e propri strumenti digitali che hanno come scopo la gestione digitale dei processi. Task e attività operative vengono prese in carico in maniera veloce, fluida e mirata.
I “workflow”: dalla teoria alla pratica
Scenario Risorse Umane / HR
Coordinare e organizzare le attività di terzi è un compito affidato a determinate figure all’interno dell’azienda. Queste, manager o responsabili di reparto, hanno la necessità di rendere ogni attività il più efficiente possibile, così da evitare loro un carico troppo elevato di lavoro e il palesarsi di problematiche e errori “umani”.
Prendiamo il caso di un responsabile delle risorse umane (HR) il quale deve gestire ad esempio l’assegnazione di strumenti e/o nuovi dispositivi mobili a dipendenti e collaboratori. All’interno di grandi aziende questa operazione può divenire piuttosto complicata da gestire. Per questo, attraverso un accurato sistema di workflow come YouWorkForce, tutto può essere gestito in maniera digitale e soprattutto automatizzata. I passaggi sono rapidi e semplici:
- L’HR comunica al dipendente le credenziali per accedere tramite un browser ad un portale dal quale potrà scegliere la tipologia di dispositivo/attrezzatura necessaria per la sua attività lavorativa (smartphone, laptop, badge, SIM, auto, biglietti da visita, ecc).
- Il dipendente effettua la scelta in maniera veloce e sicura.
- La scelta del dipendente viene riportata all’HR e al proprio Manager attraverso il sistema di workflow creato.
- L’HR Manager, se non riscontra incongruenze, approva la scelta del dipendente basandosi principalmente sulla verifica del ruolo da esso ricoperto e sugli asset a lui indispensabili per svolgerlo al meglio.
- Lo step successivo prevede, ad esempio, la generazione in maniera automatizzata di una richiesta di acquisto degli asset che verrà svolta dall’ Ufficio Acquisti. Oppure l’ingaggio dell’area IT per la presa da magazzino degli articoli, la configurazione e la spedizione/consegna.
- Il dipendente una volta ricevuto il tutto potrà chiudere il giro, confermando digitalmente l’avvenuta assegnazione. In un secondo momento, tramite dei workflow preimpostati potrà aprire richieste di supporto (guasto HW, richiesta SW, upgrade SIM, …)
YouWorkForce è esattamente questo: un sistema che permette di ottimizzare e migliorare i processi di lavoro all’interno delle aziende. Non è un prodotto preconfezionato, ma è creato per fondersi con la realtà aziendale nella quale deve operare. In base ai bisogni manifestati dall’azienda può essere customizzato: solo così è possibile raggiungere l’obiettivo di efficientamento e ottimizzazione prefissato.
Scenario Procurement / Ufficio Acquisti
Partiamo da un contesto multinazionale. Gli attori coinvolti sono il Procurement Manager centrale che opera dall’Italia e i Purchasing Manager da esso coordinati e dislocati nei vari branch offices. L’esigenza è quella di rendere autonome queste figure nell’acquisto in loco (con prezzi e valuta locale) di device ed asset, definendo un centro di costo “locale”. In tutto questo scenario è però richiesta un’approvazione a più passi da parte del Procurement centrale. Come risolvere questa esigenza?
YouWorkForce permette di accedere ad un portale B2B, sviluppato per aiutare il Cliente nella pianificazione di acquisti e/o nella locazione operativa di device, accessori, servizi a corredo e SIM, multi countries. Tramite ruoli e utenze con funzionalità specifiche è possibile monitorare e gestire non solo l’approvvigionamento ma anche la delivery e l’intero ciclo di vita dell’asset, coinvolgendo sia le aree di “acquisti” che quelle “IT”.
Tramite dei workflow, è possibile standardizzare e centralizzare le procedure di pre-acquisto e/o di noleggio operativo (erogato da terzi) di asset, organizzati per le varie sedi. YouWorkForce permette al Global Procurement Manager di avere una previsione della spesa verticalizzata per ogni countries e/o sede; comprende un modulo di asset management che permette di gestire il ciclo di vita dell’asset (assegnazione, sostituzione, riparazione, gestione servizio garanzia, dismissione, ecc…); permette di definire un catalogo prodotti su base country con doppia valuta e con un canone preimpostato
I vantaggi?
- I tempi di gestione e approvazione (centralizzata) dell’acquisto si riducono di circa il 50%
- Il ROI e l’efficientamento delle attività sono già misurabili già nel primo anno di utilizzo
Per conoscere nel dettaglio cos’è YouWorkForce e come può diventare lo strumento per migliorare l’organizzazione del lavoro nella tua azienda, richiedi una consulenza. I nostri esperti risponderanno ad ogni tuo quesito.
GPS Tracker Professionale per il tuo istituto di vigilanza: scopri perché è fondamentale
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Gli istituti di vigilanza nella società moderna svolgono un compito molto importante, ovvero quello di offrire una maggiore protezione e sicurezza in aree ben definite. Il servizio offerto da queste realtà private è quello di vigilare e intervenire tempestivamente per prevenire furti e altri tipi di reati, compito che spetta in prima persona alle guardie giurate. Queste figure professionali, specializzate ed abilitate ad operare nell’ambito delicato della sicurezza urbana e extraurbana, sono coloro che lavorano sul campo e sono a contatto con situazioni pericolose e difficili da gestire. Come fare dunque a migliorare le performance di queste figure, incrementando anche il loro livello di sicurezza personale? Ecco una soluzione sviluppata appositamente per il settore della vigilanza.
Un servizio di qualità
Rendere ambienti di lavoro, aree urbane e proprietà private sicuri da possibili attacchi criminosi è il core business di realtà come gli istituti di vigilanza. Tramite il dispiegamento di figure altamente qualificate in questa mansione, questi istituti assicurano la protezione richiesta dai clienti, siano essi privati o pubbliche amministrazioni. A questo punto il servizio offerto deve essere puntuale e di alta qualità, in quanto ne va dell’incolumità delle persone eventualmente coinvolte e dei beni fisici sorvegliati. Ma cosa serve per fornire un servizio come questo?
- Gestione delle attività tramite un sistema di rilevazione GPS all’avanguardia.
- Interconnessione tra sede centrale e guardie, oltre che tra le varie guardie organizzate in team.
- Comunicazioni istantanee, archiviabili e riascoltabili.
- Sistemi di allarme in caso di emergenza o aggressione.
- Gestione delle attività in maniera organizzata e strutturata.
Con questi cinque capisaldi l’attività di vigilanza può svolgersi nel migliore dei modi: il cliente riceve un servizio impeccabile, la guardia giurata è preparata per ogni eventualità ed è dotata anch’essa di un dispositivo di sicurezza personale, fondamentale vista la tipologia di mansione.
La difficoltà sta nel trovare il sistema tecnologico in grado di inglobare tutte queste funzionalità al suo interno, insieme anche ad un servizio di approvvigionamento autogestito. Un sistema proprio come YouWorkForce. Conoscendo le difficoltà di comunicazione di molti istituti di vigilanza, YouCo ha voluto sviluppare un sistema digitale specifico per questo settore, customizzando YouWorkForce e implementandolo con funzionalità esclusive.
I moduli che vanno a formare questo sistema sono estremamente importanti sia per la guardia giurata che per il personale di Centrale. Il professionista che opera sul campo è in grado di ricevere direttamente sul proprio dispositivo mobile aziendale tutte le comunicazioni necessarie a svolgere la propria attività operativa. Andiamo di seguito ad analizzare alcune peculiarità di YouWorkForce per gli istituti di vigilanza.
Tracking professionale outdoor e indoor
Primo fra tutti c’è il sistema di geolocalizzazione delle attività. Grazie a questo modulo YouWorkForce mette a disposizione degli istituti di vigilanza la possibilità di tracciare le attività che vengono corredate da informazioni prese “dal campo”. Infatti, il sistema sviluppato da YouCo si compone di due elementi imprescindibili: la centrale operativa consultabile tramite browser web e l’applicazione mobile installabile sui dispositivi mobili aziendali forniti alle guardie giurate. Entrambi sono sviluppati per creare un’interconnessione costante tra i due attori coinvolti (operatore back-office e guardia giurata) e per mantenere sempre la situazione sotto controllo, specialmente nelle situazioni più pericolose.
In molti casi gli istituti di vigilanza sono chiamati ad operare in contesti pubblici, fornendo alle amministrazioni pubbliche un supporto in più. Questo porta la guardia giurata a confrontarsi con aree particolari come le metropolitane, dove il segnale è disturbato dalla struttura massiccia e i metri di cemento soprastanti. In questi casi il segnale GPS non è sufficiente: per questo è stato implementato un sistema per la gestione del posizionamento (indoor proximity). Le guardie possono quindi rimanere in contatto con la centrale operativa, ricevere comunicazioni e task senza problemi, ma anche ricevere assistenza tempestiva in caso di necessità.
La comunicazione
L’altro aspetto di rilievo di YouWorkForce per la vigilanza è la comunicazione. Vista la necessità di interconnessione puntuale e veloce tra operativi e sede centrale, si è scelto di implementare all’applicativo il modulo YouTalkie. Questa funzionalità prevede lo scambio di messaggi bidirezionali:
- Tra singole guardie;
- Tra guardia e centrale operativa;
- Tra gruppi di guardie
Grazie a questa funzionalità ogni collegamento è garantito e i messaggi audio vengono archiviati in modo da poter essere riascoltati in qualsiasi momento direttamente dallo smartphone.
Ma YouTalkie ha integrato anche un’altra importantissima funzionalità: la cosiddetta funzionalità “Man Down”. Questo modulo è stato sviluppato appositamente per la sicurezza dell’operatore e per fornirgli, in caso di problemi, l’assistenza necessaria in breve tempo. L’applicativo è in grado di rilevare la situazione anomala, come l’immobilità della guardia per un lasso di tempo predefinito, e di lanciare un allarme su più fronti:
- Il primo step è un messaggio vocale preregistrato che ha come destinatari le guardie del gruppo (che operano quindi nelle vicinanze) e la centrale operativa.
- Il secondo step è una chiamata, un sms, una notifica verso un gruppo di destinatari definito a priori.
Il prodotto inoltre è aperto a vari tipi di customizzazioni (es. dispositivo Man Down per la logistica e la manutenzione). Il fine ultimo rimane la gestione delle emergenze e la salvaguardia dell’operatore nel più breve tempo possibile.
Per concludere
Il servizio svolto dagli istituti di vigilanza è e deve essere sempre impeccabile. Perché questo sia possibile e perché anche le guardie giurate si sentano in grado di operare in sicurezza vi è la necessità di affidarsi a sistemi tecnologici specifici. Sistemi sviluppati in maniera puntuale capaci di soddisfare tutte le esigenze che un istituto di vigilanza manifesta:
- Fornire un servizio veloce e preciso al proprio cliente.
- Rendere le guardie sempre aggiornate sull’andamento delle attività.
- Assegnare task ai vari operatori direttamente dalla sede operativa, con un semplice click.
- Monitorare l’andamento delle attività dei vari attori.
- Garantire sicurezza alle guardie giurate, anche nelle situazioni più problematiche.
Scopri come YouCo ha sviluppato YouWorkForce per la vigilanza: i nostri consulenti sono a disposizione per ogni tua necessità. Richiedi una demo gratuita oppure consulta la nostra pagina contatti per richiedere una consulenza.
Ottimizzazione delle risorse umane: riduci i costi e migliora il servizio verso i tuoi clienti
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Nella maggior parte delle realtà aziendali l’organizzazione della forza lavoro è una questione piuttosto scottante. Gli imprenditori sono a conoscenza dell’importanza di ottimizzare le attività dei propri dipendenti e da sempre cercano di migliorare i flussi di comunicazione e di pianificazione affidandosi a soluzioni “preconfezionate” esterne. Ma cosa significa “ottimizzazione delle risorse umane” e quale soluzione può essere in grado di ridurre i costi di gestione del personale, incrementando le performance agli occhi dei clienti? Lo vediamo in dettaglio in questo nuovo articolo.
Gestione a 360°
Un supporto tecnologico per la gestione delle risorse umane deve esser in grado di fornire un servizio ottimale non solo all’azienda, ma anche al dipendente. Essendo il professionista, in prima persona, il fautore del servizio di qualità (o meno) offerto dall’azienda, è importante metterlo nelle condizioni di operare nel migliore dei modi e di incentivare la sua “buona volontà”.
In alcuni ambienti di lavoro, per esempio, la naturale inclinazione del dipendente a portare a termine il proprio obiettivo giornaliero in maniera ottimale viene smorzata o dalla burocrazia o da iter interni poco fluidi. Autorizzazioni, tempi di attesa, task assegnate telefonicamente, incomprensioni fra colleghi fanno sì che le attività si prolunghino, creando ritardi e malcontento nel cliente finale. Con un software per la gestione aziendale e del personale tutto questo può essere evitato favorendo:
- La riduzione dei costi che compongono il servizio/prodotto offerto dall’azienda.
- Il miglioramento in termini di qualità del servizio/prodotto offerto dall’azienda.
- Un approccio al lavoro migliorato: meno frustrazione da parte del dipendente rispetto alle proprie mansioni.
Un software che migliora la burocrazia del lavoro?
La gestione del “capitale umano” di un’azienda è affidata al responsabile HR, una figura specifica che monitora il benessere dei dipendenti, gestisce la burocrazia specifica (ferie, permessi, assenze ecc) e cerca sempre di mantenere l’ambiente lavorativo stimolante per chi è chiamato ad interagirvi. L’HR si interfaccia in prima persona con i dipendenti e, nelle realtà di maggior peso, questo lo porta a vedersi sommergere di richieste difficili da gestire.
Esistono però dei software per la gestione del personale che non si focalizzano solamente sull’attività operativa del professionista, ma anche sulla propria sfera “personale”. Questo non significa avere accesso a dati personali (GDPR), ma al contrario fornire un servizio al dipendente per la gestione di ferie, permessi, cambi turno e congedi per malattia.
YouWorkForce, come è stato già spiegato in altri articoli sul blog di Youco, è un framework potente capace di integrare al suo interno molti moduli e funzionalità diverse. Uno tra questi è proprio il modulo “gestione pagina personale”, una sezione dedicata, all’interno dell’interfaccia smartphone, dove il dipendente può richiedere con un semplice tap del dito permessi, ferie, malattia, assenze e cambi turno. La richiesta viene inviata in maniera istantanea all’HR, o chi svolge questo compito, e può essere gestita velocemente grazie al sistema di workflow elaborato. Cosa comporta?
- Una gestione più snella e organizzata del lavoro da parte dell’HR.
- Un servizio all’avanguardia che mette il dipendente al primo posto e gli permette di gestire in mobilità l’interazione con l’azienda.
I benefici per l’azienda
La caratteristica fondante di YouWorkForce è il miglioramento dei processi lavorativi aziendali a tutto tondo. Abbiamo visto come, grazie al modulo di “gestione pagina personale” venga fornita ai dipendenti maggiore efficienza nella comunicazione con l’area HR. Ma per quanto riguarda l’azienda e i suoi obiettivi di business, cosa comporta l’utilizzo di YouWorkForce applicato a collaboratori che, ad esempio, lavorano in field?
- Riduce i costi operativi del 50%.
- Aumenta l’efficacia e riduce i tempi degli interventi.
- Rende possibile la gestione dei team online attraverso il suo portale web (Centrale Operativa).
- Permette la rendicontazione in real time delle attività.
Il “come” è riscontrabile nelle numerose funzionalità di cui è composto, fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento previsti dall’azienda.
- Modulo “Agenda”: il professionista, chiamato ad operare in un contesto esterno o interno all’azienda, è in grado di tenere monitorata la situazione delle proprie attività giornaliere sul proprio smartphone, spuntare quelle portate a termine e prenderne in carico di nuove (anche urgenze) in qualsiasi momento. In questo modo dalla centrale operativa si avrà sempre un chiaro riscontro delle attività in corso d’opera durante la giornata.
- Tracking delle attività: possibilità di seguire le attività in corso di svolgimento tramite una mappa dinamica od una planimetria.
- Comunicazione: modulo sviluppato proprio per favorire la comunicazione tra le squadre lavoro, indipendentemente dal settore di inserimento. Questa funzionalità implementata attraverso YouTalkie è perfetta per mantenere sempre connessi (tramite messaggi vocali push-to-talk) i professionisti che operano all’interno di un gruppo specifico (cantiere edile, gruppi di pubblica vigilanza, manutentori ecc), evitando incomprensioni e interventi inutili o errati.
- Funzionalità Kiosk: permette di avviare il device (smartphone o tablet) in una modalità “chiosco”. Il professionista potrà visionare e utilizzare solo applicazioni selezionate ed idonee alla propria mansione, evitando l’utilizzo di applicazioni ritenute non idonee all’attività giornaliera.
Le funzionalità sono ancora molte, le customizzazioni altrettante: se vuoi conoscere nel dettaglio come si compone YouWorkForce e come può essere modellato sulle tue specifiche esigenze, contattaci. Avrai la possibilità di parlare con un nostro consulente specializzato e richiedere anche una demo. YouCo, in qualità di Mobile Solution Provider si occupa anche di approvvigionamento, gestione ed assistenza dei dispositivi mobili per la tua azienda, tramite dei servizi “chiavi in mano”.
App per timbrare il cartellino: un’innovazione tecnologica a vantaggio di ogni impresa
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Da quando il garante della privacy ha detto “sì” alle applicazioni per la timbratura geolocalizzata, le aziende hanno colto l’occasione per innovare i propri processi gestionali e ottimizzare le attività dei propri lavoratori. Con l’avvento di applicazioni sviluppate appositamente per questo ruolo molte aziende hanno visto miglioramenti sia a livello di gestione delle attività e degli interventi, ma hanno visto anche una sensibile riduzione dei costi operativi spesso derivati da un sistema di timbratura “analogico” standard. Vediamo nel dettaglio cosa ha comportato l’era della timbratura “digitale” e geolocalizzata e perché l’applicazione per smartphone è stata accolta così favorevolmente dagli imprenditori.
Rilevazione presenze
Da sempre le aziende strutturate, ma anche quelle di più piccole dimensioni, si affidano a sistemi di rilevazione presenze ben precisi: i timbratori meccanici, i lettori di badge magnetici di prossimità e i classici fogli elettronici compilabili. Da qualche tempo però è subentrato un altro metodo di rilevazione presenze più efficiente e meno dispendioso a livello di tempo e di denaro: la cosiddetta “app per timbrare” il cartellino.
La rivoluzione attuatasi grazie al benestare del garante della privacy nel 2016 (Provvedimento 8 settembre 2016, n.350) ha dato il via ad un vero e proprio rinnovamento nella gestione delle presenze sul lavoro, una rivoluzione che ha come capisaldi la semplicità, la velocità e l’organizzazione. Prima dell’avvento di questa nuova tecnologia per segnalare l’inizio dell’attività lavorativa la maggior parte dei lavoratori doveva recarsi sul luogo di lavoro: timbrare il cartellino attraverso l’apposito macchinario, passare il badge sul lettore oppure segnare il proprio monte ore su di un foglio elettronico. Quali i maggiori problemi di questi sistemi?
- Difficoltà nel gestire le trasferte dei dipendenti e di certificare l’inizio e la fine dell’attività lavorativa fuori sede.
- Passaggio obbligatorio dalla sede centrale per la timbratura del cartellino, anche in caso di lavoro prolungato fuori zona.
- Possibili dimenticanze e inaccuratezza da parte del dipendente nella gestione del proprio registro presenze con conseguente dispendio di tempo da parte del responsabile per la revisione della rendicontazione.
Tutte queste problematiche vengono risolte facilmente con un sistema di timbratura geolocalizzata, in poche parole con un’applicazione utilizzabile da smartphone che permette all’utente di certificare l’inizio e la fine della propria attività lavorativa in qualunque luogo egli sia chiamato ad operare. I vantaggi nell’uso di questo tipo di sistema sono numerosi e sono applicabili a qualsiasi ambito lavorativo. L’efficienza e l’organizzazione, come abbiamo visto, sono il motore di un’azienda e contribuiscono a farla crescere e a permetterle di fornire beni e servizi di qualità ai propri clienti.
L’app per timbrare il cartellino: come funziona e quali vantaggi apporta?
Il primo passo verso una gestione delle presenze semplificata è l’installazione della specifica applicazione sullo smartphone del dipendente che fungerà da timbratore digitale.
Ma entriamo nel dettaglio prendendo ad esempio YouWorkForce, sistema modulare che comprende tra le altre cose anche la funzionalità di timbratura geolocalizzata. YouWorkForce è dotato di due elementi imprescindibili: l’applicazione per il dispositivo mobile e la piattaforma web (Centrale Operativa) per la gestione e l’aggiornamento in real-time delle attività. Una volta installata l’applicazione, l’operatore può utilizzare la funzione di timbratura in mobilità e “timbrare il cartellino virtuale” con un semplice tap del dito anche fuori sede. È sufficiente entrare nella sezione apposita e confermare l’inizio, la fine del turno oppure la pausa.
I vantaggi di un sistema come questo sono da ritrovarsi nella facilità di registrazione e nell’ottimizzazione delle attività lavorative. Si prenda come esempio il professionista che lavora presso un’azienda di telecomunicazioni e che deve eseguire giornalmente un numero preciso di sopralluoghi, collaudi o installazioni: la timbratura geolocalizzata gli dà la possibilità di iniziare il proprio turno di lavoro in mobilità senza dover passare necessariamente per la sede centrale così come la gestione dell’intervallo. Lo stesso vale per le guardie giurate che operano all’interno di istituti vigilanza e che devono prestare servizio anche di notte.
E per quanto riguarda la privacy? L’applicazione di timbratura geolocalizzata è conforme alle normative in materia di privacy dettate dallo Stato italiano, dal garante della privacy e dalla normativa europea vigente (GDPR). Ad esempio, una volta terminato il turno di lavoro la funzione di geolocalizzazione si interrompe. Citiamo per correttezza la parte relativa alla normativa:
“…il lavoratore potrà decidere il momento in cui effettuare la timbratura selezionando il verso (inizio o termine dell’attività). Solo ed unicamente a questo punto la App richiederà allo smartphone le coordinate geografiche della posizione in cui si trova […] e le trasmetterà al sistema di raccolta delle timbrature […] unitamente al codice identificativo del lavoratore, al verso di timbratura e alla data e ora di effettuazione” (cfr. All. istanza cit.).”
Concludendo
Grazie a questo sistema i dipendenti e collaboratori sono in grado di certificare la propria attività in mobilità, riducendo i costi di gestione (risorse umane, amministrazione e finanza, …) e innalzando la qualità del servizio offerto.
Per sapere di più, prenota una consulenza con uno dei nostri esperti. Potrai anche richiedere una demo di YouWorkForce e testare il sistema all’interno del tuo contesto aziendale.
Scopri i vantaggi di usare un’app per l’organizzazione del lavoro e per pianificare i turni dei dipendenti
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Da sempre la figura che meglio rappresenta l’azienda è il “meccanismo”: un grande agglomerato di ingranaggi che lavora per generare energia. Vogliamo adottare anche noi questa metafora per esprimere sensorialmente l’idea di organizzazione e di sincronia nel mondo del lavoro. Per raggiungere qualsiasi obiettivo di crescita e per soddisfare in maniera puntuale il proprio cliente ideale, l’azienda ha bisogno di organizzare la propria forza lavoro e di rendere le mansioni più semplici e veloci. Come? In questo articolo cerchiamo di delineare alcune soluzioni specifiche applicabili in due settori diversi.
L’organizzazione
A prescindere dalla tipologia di settore di mercato, di mansione o di prodotto/servizio offerto, l’organizzazione è ciò che serve all’azienda per essere davvero efficace ed efficiente. Lo dice il termine stesso, l’organizzazione è:
“Attività intesa a organizzare, cioè a costituire in forma sistematica un complesso di organi o di elementi coordinandoli fra loro in rapporto di mutua dipendenza in vista di un fine determinato.” (Fonte, Vocabolario Treccani).
Seppur non tutte le attività lavorative siano uguali, la base per il loro successo si ritrova nel il coordinamento puntuale tra i vari attori al loro interno. Operatori, reparti, sede centrale, asset tecnologici, materiali sono solo alcuni degli elementi/attori che si trovano all’interno dell’azienda e che hanno bisogno di coordinazione e monitoraggio.
Ma quali sono gli elementi che portano valore all’azienda e permettono di conseguire risultati ottimali con un minor spreco di risorse, budget e tempo?
- Organizzazione del lavoro: incrementa la produttività degli operatori, migliora le loro performance e diminuisce il livello di stress dato dalla poca organizzazione interna.
- Evoluzione digitale: fornisce a operatori e sede centrale strumenti all’avanguardia per lavorare al meglio, senza rallentamenti o problemi legati all’aspetto tecnologico dell’azienda. Inoltre, questo tema comprende anche la componente di presenza online (digital), fondamentale al giorno d’oggi per ogni tipo di azienda.
- Comunicazione: è uno degli aspetti imprescindibili per la maggior parte delle attività lavorative che hanno bisogno di riscontri veloci e puntuali, come per esempio nei settori di pubblica vigilanza o dei trasporti.
- Gestione del personale in mobilità: la burocrazia spesso è nemica dell’efficienza, quindi anche la timbratura fisica sul posto di lavoro può essere uno svantaggio per l’azienda che eroga servizi outdoor. Sistemi come la timbratura geolocalizzata e la condivisione dell’agenda giornaliera su smartphone hanno rivoluzionato il modo di lavorare degli operatori, portando maggiore puntualità e qualità negli interventi e nelle attività lavorative in generale.
- Sicurezza sul lavoro: è un elemento fondante che permette al lavoratore di svolgere in tutta tranquillità le proprie mansioni in quanto protetto dall’azienda con moderni sistemi di sicurezza. Distensione e tranquillità producono attività operative migliori.
Ma entriamo nel merito del primo punto e vediamo come l’organizzazione sul lavoro si presenta in due diversi ambiti lavorativi: quello della pubblica sicurezza e quello dell’hospitality.
Settore della vigilanza
A tutti è capitato almeno una volta di intravedere vetture colorate appartenenti a qualche istituto di vigilanza intente a girovagare attorno a zone industriali o negozi. Questo “girovagare” altro non è che un’attività di pattugliamento programmata o richiesta in urgenza e che fa normalmente parte delle mansioni di una guardia giurata. L’attività di controllo e di pattugliamento avviene a qualunque ora del giorno e della notte.
Per rendere questa attività sicura dal punto di vista personale, ma anche efficiente dal punto di vista del cliente dell’istituto è fondamentale prevedere un sistema di coordinamento tra operatori e sede centrale. Tenendo traccia delle attività da svolgere direttamente sul proprio smartphone aziendale, la guardia giurata riesce ad avere la giornata pianificata in maniera precisa. Allo stesso tempo dagli uffici gli addetti al back-office possono informare le guardie sulle varie urgenze in entrata e riaggiornare in tempo reale la loro agenda, proprio a causa della necessità di intervenire in velocità in un determinato luogo.
Il quadro complessivo delle attività svolte e da svolgere durante la giornata è visibile dalla sede centrale, che può mettersi in contatto con le guardie e informarsi sulla situazione specifica di ogni cliente. Una soluzione come questa è rappresentata da YouWorkForce e, più precisamente, da uno dei suoi moduli: il modulo “Agenda”.
Settore Hospitality
Un settore molto diverso da quello della vigilanza è il settore dell’hospitality. L’organizzazione in questo caso è una componente estremamente importante in quanto oltre agli attori classici di un’impresa come operatori, capi reparto, asset tecnologici e così via, all’intero delle strutture ricettive si muovono giornalmente anche i clienti.
Per fornire servizi di altissimo livello l’azienda ricettiva deve essere in grado di organizzare il lavoro dei vari attori in maniera precisa. Per questo motivo è indispensabile munirsi di strumenti di gestione all’avanguardia che permettano agli operatori di restare sempre connessi, di comunicare velocemente e di avere sempre sotto controllo i task giornalieri, nonché quelli più urgenti.
YouCo ha sviluppato una versione su misura per il mondo dell’hospitality e più in generale anche per tutte le tematiche legate ai servizi di “facilities management”:
- Interconnessione tra addetti ai piani e reception.
- Migliore comunicazione tra i vari attori presenti nella struttura (addetti alle pulizie, giardinieri, manutentori ecc) e la reception.
- Gestione magazzino e prodotti per l’igiene e la pulizia.
- Gestione turni di lavoro e orari degli interventi.
- Timbratura elettronica.
- Organizzazione delle attività normali, di quelle “VIP” e delle urgenze in maniera puntuale.
Tutti questi punti sono stati implementati e resi effettivi grazie alla soluzione tecnologica sviluppata su misura, partendo dal framework YouWorkForce e andando nel profondo della realtà del cliente. Oltre a questi punti, il sistema offre la possibilità di creare workflow in grado di automatizzare determinati iter lavorativi, velocizzando sia gli interventi che le risposte dei vari collaboratori ai task.
Un esempio di funzionalità sviluppata appositamente per questo settore? La soluzione per il “check-in” dei visitatori. Questo particolare modulo è pensato per ottimizzare la gestione della clientela, rendendo più semplice e veloce la registrazione dei visitatori all’interno della struttura. La soluzione si compone di applicazione per tablet (Android e/o iOS) caratterizzata da un form di registrazione compilabile direttamente dal cliente. In questo modo si evitano incomprensioni e si velocizza l’iter di registrazione, migliorando anche la percezione del cliente nei confronti della struttura ricettiva in quanto “al passo con i tempi”.
In conclusione
L’organizzazione delle attività è fondamentale per fornire un servizio ed un prodotto sempre di alta qualità alla propria clientela. Allo stesso tempo l’azienda va a spendere molto meno, in quando diminuisce il fattore “perdita di tempo” dato dalla difficoltà di comunicazione e di gestione puntuale dei task.
Una soluzione YouWorkForce modellata sulle specifiche esigenze della tua azienda è in grado di portare un grande valore, sia in termini di crescita che di risparmio. Per questo ci offriamo di fornirti tutte le informazioni che necessiti, e anche una demo gratuita per conoscere il prodotto fino in fondo. Richiedi una consulenza gratuita oppure contattaci per saperne di più.
YouCo e MobileIron insieme per innovare e rendere sicura la gestione di dati e lavoro nelle aziende.
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YouCo è orgogliosa di annunciare di aver raggiunto il livello di partnership “Iron”: il più prestigioso dei riconoscimenti rilasciati da MobileIron. YouCo, grazie ai servizi e alle soluzioni dedicate all’Enterprise Mobility, sei anni fa ha stretto una forte collaborazione strategica e tecnologica con MobileIron, azienda leader nell’ambito di soluzioni di Unified Endpoint Management (UEM).
L’innovazione mobile
In qualità di Mobile Solution Provider, YouCo ha sviluppato delle soluzioni in grado di migliorare il rapporto delle aziende con la tecnologia, come YouWorkForce, fornendo strumenti all’avanguardia in grado di incrementare la produttività di ogni singolo operatore. L’utilizzo di dispositivi mobili per questo scopo è d’obbligo perché permette l’ottimizzazione delle attività, la gestione più organizzata del tempo e dei task, nonché una comunicazione puntuale e diretta.
Il mondo del lavoro negli anni si è evoluto. Si è assistito ad una transizione graduale verso il digitale, come dimostra il minor uso dell’archiviazione locale su pc aziendali e la tendenza a spostare i dati sensibili nei cloud, il tutto per abbassare i costi dell’IT e per rendere l’esperienza lavorativa più semplice ed efficace. Lo scopo principe di MobileIron Access, ad esempio, è la messa in sicurezza degli accessi ai cloud da dispositivi mobili.Questa soluzione garantisce un accesso condizionato al cloud, impedendo che dati sensibili possano essere salvati su device non sicuri o condivisi con altri servizi cloud non autorizzati.
L’utilizzo di dispositivi mobile infatti porta con sé varie incognite, come il data breach che comporta la possibilità di perdere dei dati sensibili in merito alla propria attività commerciale/produttiva, ma anche l’incognita di aver acquisito per errore dei dati dei propri dipendenti senza il loro consenso.
L’impatto che possono avere scenari come questi sull’azienda non sono da sottovalutare, specialmente alla luce delle nuove norme sulla privacy europee (GDPR), ma anche della possibilità di aver divulgato a terzi in maniera involontaria dati molto importanti sulla propria realtà aziendale.
La veloce condivisione di informazioni unita all’utilizzo del dispositivo mobile, anche a livello privato, rendono vulnerabile l’intero processo di lavoro in azienda. MobileIron Access fornisce alle organizzazioni un’architettura di sicurezza unificata per autorizzare e per proteggere i servizi cloud aziendali usati dai dipendenti.
MobileIron Access è un collegamento essenziale tra una app su un dispositivo ed il servizio cloud. Access si comporta come un cancello sul percorso di autenticazione tra l’utente e i dati sul cloud in modo che solo gli utilizzatori “autorizzati” su dispositivi “autorizzati” che utilizzano applicazioni “autorizzate” possono accedere a questi dati, mentre gli utilizzatori, le app ed i dispositivi “non autorizzati” vengono bloccati.
L’approccio di YouCo
L’obiettivo è quello di integrare la tecnologia mobile all’interno dell’azienda e munirla di soluzioni di sicurezza all’avanguardia. Tutti i processi che caratterizzano l’offerta Enterprise Mobillity di YouCo hanno come punto focale la prevenzione di data breach e di divulgazione non autorizzata di dati sensibili/personali presenti sui device mobili oppure sulle postazioni di lavoro basate su sistemi operativi Windows ed Apple OSX. In sintesi, gestione unificata degli endpoint (UEM).
La piattaforma MobileIron è stata appositamente creata per proteggere e gestire i sistemi operativi moderni in ambienti caratterizzati da dispositivi a utilizzo misto. Integra identità, contesto e applicazione della privacy per impostare il livello di accesso appropriato a dati e servizi aziendali. Con MobileIron, l’IT può proteggere le informazioni aziendali ovunque risiedano pur salvaguardando la privacy dei dipendenti. MobileIron offre alle aziende una sicurezza senza limitazioni.
YouCo fornisce tutta una serie di servizi specifici per la gestione dei dispositivi e degli asset aziendali. Tramite i Managed Mobility Services YouCo accompagna le aziende verso un percorso di Enterprise Mobility con:
- Attività di assessment e di consulenza strategica “tailor made”, focalizzata sulle esigenze del Cliente;
- Un portafoglio di servizi di supporto per la configurazione e la distribuzione di device mobili, di app, di contenuti volti all’aumento della produttività;
- Gestione dell’assistenza (I e II livello) verso gli utenti finali e/o i referenti aziendali;
- La governance del progetto, delle complessità e dei processi che coinvolgono più enti e direzioni all’interno dell’Azienda;
- Esperienza e flussi di gestione consolidati per la gestione delle attività di procurement, staging, delivery, reverse logistics, kasko per paesi extra UE;
- Collaborazione esclusiva con il network GEMA che permette di ampliare la copertura dei servizi andando incontro alle necessità “worldwide” delle aziende multinazionali.
Richiedi una consulenza gratuita oppure contattaci per saperne di più sui servizi e sulle potenzialità di MobileIron.