Dispositivo Man Down per la logistica e la manutenzione: ecco come tenere al sicuro i tuoi operatori Home / News / Blog /
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La sicurezza sul posto di lavoro è un tema caro a molti soggetti. Il dipendente deve poter affrontare ogni giornata lavorativa con tranquillità, con la sicurezza di aver preso tutte le precauzioni possibili ad evitare ogni incidente. Lo Stato deve salvaguardare i cittadini e fornire loro ambienti di lavoro a norma, regolando in maniera chiara ogni scenario. Il datore di lavoro deve adempiere alle normative statali, ma anche provvedere a creare un ambiente favorevole e sicuro per i propri dipendenti. In questo articolo parleremo del settore della logistica e della manutenzione, o meglio, di quali sono i pericoli che si possono incontrare in questo ambito specifico e come la moderna tecnologia può garantire la sicurezza che l’operatore merita, in ogni situazione.
I rischi
Per rendere un luogo di lavoro sicuro e accogliente è necessario prima di tutto conoscerne gli ambienti e comprenderne i rischi. Nel settore della logistica e della manutenzione i luoghi sono per lo più due: il magazzino aziendale e l’area urbanistica/stradale. L’addetto al magazzino è colui che si occupa dello spostamento, stoccaggio e gestione della merce, per cui, per la maggior parte del tempo, si troverà ad operare all’interno del magazzino. Il manutentore, invece, è colui opera in un ambito outdoor e che necessita di raggiungere determinati luoghi per svolgere l’intervento richiesto (es: operatore telefonico, operatore di una società energetica, manutentore stradale ecc). I rischi ci sono in entrambi i casi, ma sono del tutto differenti.
L’ambiente del magazzino non è per nulla banale: le sue lunghe e infinite corsie non permettono la visibilità sull’operatore, rendendolo quindi difficile da soccorrere in caso di bisogno. I rischi, quindi, di operare in questo ambito sono aggravati dalla difficoltà di assistenza, dovuta alla conformazione dell’ambiente. Tra questi vi sono:
- Caduta di materiale dall’alto. È un’eventualità dettata dall’organizzazione del materiale all’interno delle scaffalature, il quale si trova spesso anche da altezze molto importanti.
- Caduta. Il magazziniere ha il compito di stoccare e reperire il materiale richiesto, a qualunque altezza si trovi.
- Investimento. È dovuto al passaggio di carrelli elevatori e muletti.
Per quanto riguarda il lavoro di manutenzione, molti operatori si ritrovano a dover svolgere delle attività specifiche da soli, fattore che preclude un pronto intervento in caso di incidente, malore o di un qualsiasi problema.
La prima cosa da fare, quindi, è dotare azienda e operatori di tutti i sistemi di sicurezza richiesti dalla legge, quali caschetti, scarpe antinfortunistiche, pettorine colorate per il riconoscimento immediato e così via.
Prevenire è fondamentale, ma nel caso si verificassero degli incidenti interni al magazzino o durante un intervento outdoor? La soluzione si chiama dispositivo Man Down, una funzionalità nata appositamente per dare un supporto agli operatori in qualsiasi situazione di rischio o pericolo.
Dispositivo Man Down
Man Down è una funzionalità dell’applicazione YouWorkForce di YouCo, ma può essere resa disponibile anche singolarmente (ready-to-use) secondo le esigenze dell’azienda richiedente. La sua forza sta nel sistema automatico di rilevamento di “anomalie” nell’attività dell’operatore. In poche parole, Man Down installata sullo smartphone aziendale dell’operatore è in grado di riconoscere se questi abbia avuto qualche incidente, caduta o malore improvviso.
Dopo un tempo determinato di assenza di movimento dell’operatore, stabilito al momento della configurazione, il dispositivo Man Down manda un messaggio sul device dell’operatore ed in contemporanea emette un suono prolungato e persistente in qualità di allarme. Se si tratta di un “falso allarme”, l’operatore può premere sull’apposito pulsante per far cessare il segnale. In caso contrario (richiesta di emergenza) il dispositivo Man Down invierà una chiamata vocale, un SMS, una chiamata push to talk alla centrale operativa oppure ai dispositivi dei colleghi (facenti parte ad esempio dello stesso gruppo di lavoro e/o operanti nelle vicinanze). In questo modo l’azienda potrà garantire ai propri operatori un soccorso immediato in caso di necessità, in ogni situazione.
Scopri come utilizzare il dispositivo Man Down in scenari di lavoro solitario, all’interno di magazzini e aree di lavoro pericolose. I consulenti YouCo sono a tua disposizione per spiegarti tutte le funzionalità di questo modulo e i benefici che apporta all’interno dell’ambiente lavorativo.
Coordinare le squadre di lavoro è sempre più difficile? Forse non usi gli strumenti giusti!
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L’efficienza all’interno di un’azienda può avere molte facce. Può essere rappresentata dalla particolare caparbietà dei suoi collaboratori e dalle loro competenze. Può fare capo ad un ecosistema produttivo dotato di sistemi all’avanguardia. Oppure, come succede nella maggior parte dei casi, è il risultato di un sistema di lavoro organizzato e fluido. Per far sì che gli operatori siano in grado di portare a termine le proprie mansioni nel migliore dei modi, vi è bisogno di comunicazione e interazione continua. Ma come fare a garantire un processo lavorativo così scorrevole e “connesso”? Cerchiamo di spiegarlo in questo articolo, analizzando contesti di lavoro diversi, nei quali l’organizzazione è una caratteristica chiave per fornire un servizio di qualità.
L’intervento
Organizzare persone, asset tecnologici e strumenti del mestiere con il solo scopo di portare a termine una determinata mansione non è mai stata un’operazione semplice. Gli intoppi e le incomprensioni sono da sempre incognite pronte a palesarsi nei momenti peggiori. Spesso queste situazioni di confusione si verificano a causa dello scarso dialogo tra i veri membri del team o perché le informazioni vengono trasmesse in maniera superficiale e poco dettagliata o ancor di più in maniera “antiquata”. Si pensi alla mole di informazioni scambiate su carta.
Prendiamo come esempio il settore dei servizi alle aziende, in particolare soffermiamoci sulle attività che ruotano intorno alle vending machines. Questi macchinari sono ormai presenti in tutti gli uffici e in tutte le aziende produttive, e simboleggiano il momento della “pausa”. Le società che offrono questo servizio hanno come necessità primaria quella di essere sempre aggiornate sull’andamento dei propri dispositivi posizionati presso i Clienti. Non conoscere infatti l’effettiva efficienza dei distributori può portare da un lato, un certo malcontento nell’azienda cliente per l’assenza di “ricarica” puntuale, dall’altro spreco di tempo da parte dell’operatore nel caso la “ricarica” delle bevande e dei beni alimentari non dovesse essere necessaria.
Altri problemi sorgono in contesti legati ad esempio alla manutenzione di macchinari o dispositivi tecnologici. La burocrazia ed il “cartaceo” rappresentano anche in questo caso il vero tallone d’Achille di queste attività. Soffermiamoci a titolo esemplificativo sul tema dell’organizzazione delle manutenzioni negli uffici postali. Nel caso di un problema ad un asset tecnologico come una stampante, un access point o un ruouter, dalla richiesta d’intervento all’intervento effettivo possono passere giorni, se non settimane. Questo perché non è sempre possibile avere a portata di mano una reportistica precisa che indichi il modello e la tipologia dell’oggetto coinvolto. La manutenzione procede su più fasi, con una prima uscita di controllo e tentativo di riparazione. In caso di esito negativo si procede prendendo nota dei numeri di serie, dei modelli, degli accessori, in modo da innescare una richiesta di sostituzione dell’asset che prevede un’approvazione ed una fornitura del bene. L’attività si conclude con la sostituzione ed il nuovo collaudo.
La soluzione?
Per ovviare a problemi come quelli descritti nei due esempi precedenti è fondamentale dotare le squadre di lavoro di dispositivi specifici in grado di avvertirli, in tempo reale, del problema da risolvere. Proprio come YouWorkForce, l’applicativo in grado di coordinare i gruppi di lavoro in maniera semplice e veloce. Si pensi solamente alla possibilità di ricevere una notifica sul proprio smartphone sulla situazione di un distributore, completa di istruzioni e posizione della macchina da ricaricare: l’efficienza relativa all’intervento aumenterebbe di moltissimo.
Nel secondo caso l’operatore riceverebbe sul proprio dispositivo aziendale la richiesta d’intervento con le specifiche tecniche dell’apparecchio da riparare, fornite tramite una piattaforma di asset management che si occupa di catalogare non solo le caratteristiche dei vari oggetti ma anche la loro collocazione presso un ufficio postale e la disponibilità di ricambi presso un magazzino. Il tutto accompagnato da note relative agli strumenti da utilizzare per l’intervento e da quelli di consumo (se necessari) in modo da non dimenticare nulla di indispensabile. Una volta terminata l’operazione di riparazione o sostituzione, l’operatore potrà anche “chiudere” il collaudo con un semplice tap del dito andando ad aggiornare in real time tutto il sistema. Nulla viene lasciato al caso.
La comunicazione
Un altro tema bistrattato nelle aziende è quello della comunicazione. Spesso si pensa che la comunicazione tra membri dello stesso team di lavoro stia nel mettere a conoscenza il collega della prossima attività che si andrà a svolgere. Dopodiché, ognuno per la propria strada e alla propria mansione. Il problema sorge quando, a causa di uno scarso dialogo e organizzazione tra le parti, le consegne non vengono rispettate e le aspettative dei clienti non vengono soddisfatte.
In contesti come gli aeroporti, dove il tempo la fa da padrone, coordinare i gruppi di lavoro in maniera efficace è fondamentale. Senza una comunicazione puntuale e immediata non è però possibile. Focalizziamoci ad esempio sulle squadre di lavoro che devono allinearsi in tempo reale per gestire il processo di carico e scarico dei bagagli, il rifornimento degli aeromobili, le operazioni di trasporto dei passeggeri e l’onboarding. Tutti questi processi devono essere svolti nei tempi previsti, in modo da garantire un servizio preciso ed evitare ritardi nei voli.
La soluzione?
In questo caso YouWorkForce, con l’integrazione di YouTalkie, è in grado di fornire tutta la connessione che il gruppo di lavoro necessita. Grazie alla tecnologia push-to-talk (walkie-talkie su smartphone) e alla possibilità di gestire messaggi vocali con archiviazione e riascolto degli stessi, nonché task specifiche direttamente sul proprio smartphone aziendale, usufruendo anche di una chat professionale ed altri moduli, ogni manager e/o operatore è in grado di mettersi in contatto con i colleghi di altri reparti per comunicare anomalie nello stato di avanzamento della propria attività. Un’interconnessione puntuale ed efficace che permette di evitare inghippi e rallentamenti nella quotidiana attività lavorativa. La differenza si percepisce in maniera effettiva tramite la customer satisfaction.
Per concludere…
Le soluzioni proposte in questo articolo sono tutte studiate per migliorare il flusso delle attività dei gruppi di lavoro, ma non solo. Per conoscere a fondo il funzionamento e le varie funzionalità di YouWorkForce, compresa l’integrazione YouTalkie, contattaci. I nostri esperti sono a completa disposizione per fornirti le risposte che cerchi e se vuoi, anche la demo della soluzione più adatta al tuo settore di inserimento.
App rendicontazione e nota spese: la soluzione contro la gestione cartacea e inefficiente delle spese del personale
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I consulenti, gli agenti, i manager e molte altre figure professionali si ritrovano spesso a dover effettuare trasferte e viaggi di lavoro per portare a termine le proprie attività di routine. Questo scenario comporta costi che l’azienda deve sostenere in anticipo oppure in fase di rendicontazione. Per far sì che il rimborso di quanto speso venga gestito in maniera puntuale, il collaboratore deve far pervenire all’ufficio amministrativo tutti i documenti necessari, innescando un processo di controllo a volte difficoltoso e spesso dispendioso. La tecnologia anche in questo caso ci viene in soccorso. Scopriamo insieme di cosa si tratta.
Le figure professionali sempre in viaggio
La trasferta è una consuetudine per molte figure professionali. Nella maggior parte dei casi lo scopo della trasferta è quello di portare valore ed un servizio di qualità al cliente direttamente presso la sua sede. Ciò incrementa non solo la sua fiducia ma anche la sua opinione positiva nei confronti dell’azienda e pone le basi per una collaborazione solida e prolungata nel tempo. L’importanza di questa attività sia in fase di sviluppo commerciale che di post-vendita è quindi palese, ma comporta comunque dei costi che l’azienda deve tenere in considerazione.
Chi di lavoro fa l’account manager, il formatore, il consulente ha ben chiaro quanto sia importante l’attività svolta fuori dalle mura aziendali. Che sia per vendere un determinato prodotto, per fare formazione in relazione a tematiche specifiche o per fornire un servizio su misura ai propri clienti, tutte queste figure si trovano ad affrontare periodicamente spese di trasferta legate alla propria attività professionale tra cui:
- Spese legate agli spostamenti con mezzi pubblici o privati (biglietti aerei, biglietti del treno, rimborsi kilometrici ecc);
- Spese di vitto e alloggio (pasti, pernottamento in albergo ecc);
- Spese legate all’attività da svolgere (acquisto di materiali ecc);
Il problema maggiore che questi professionisti incontrano sul proprio cammino è la gestione di tali spese in maniera puntuale con il rischio di perdere letteralmente per strada scontrini e giustificativi.
L’archiviazione dei documenti
Il professionista ha la necessità di raccogliere, durante ogni singolo viaggio di lavoro, tutti i documenti cartacei relativi alle spese sostenute. Solo tramite un’accurata attività di archiviazione di scontrini e documenti specifici potrà vedersi rimborsare i rispettivi importi. Questa tuttavia risulta essere una soluzione piuttosto inefficace in quanto porta con sé diverse difficoltà e problematiche:
- Possibile smarrimento dei documenti;
- Possibile illeggibilità delle fatture e degli scontrini, dovuta anche alla conservazione prolungata in uno stesso luogo (porta documenti, portafoglio ecc);
- Consegna dei documenti cartacei all’ufficio amministrativo con notevole ritardo;
Per evitare che la gestione del cartaceo divenga un problema serio per chi fa della trasferta il proprio ambiente lavorativo per eccellenza, sono nate delle soluzioni tecnologiche all’avanguardia. Una tra tutte è l’app nota spese, un’applicazione per smartphone che permette al dipendente di digitalizzare in modo rapido e strutturato il cartaceo e ottimizzare la preparazione delle proprie note spese in tempo reale tramite il proprio dispositivo mobile.
Perché è efficace l’app nota spese?
I motivi per cui questo tipo di modulo risulti efficace nella vita di collaboratore sono diversi, ma il principale è senza dubbio l’immediatezza. Tramite la soluzione “YouWorkForce – Nota Spese” è possibile velocizzare tutti i processi di raccolta e archiviazione di scontrini e documenti fiscali, nonché l’invio all’ufficio amministrativo in real-time. Niente più documenti cartacei sparsi per l’auto o infilati prepotentemente nel portafoglio: con l’app nota spese tutto si risolve in maniera veloce e senza disagi.
Come prima cosa, la ricevuta cartacea viene fotografata e inviata direttamente ad una piattaforma dove gli operatori amministrativi (tramite un semplice accesso via browser – Internet Explorer, Chrome Firefox, …) verificheranno l’idoneità del documento. L’applicazione infatti è in grado di assegnare la ricevuta al dipendente specifico, favorendo così una gestione più precisa delle varie note spese. Nel caso si verifichino problemi con le note spese ricevute, l’addetto alla contabilità potrà richiedere informazioni inserendo annotazioni e rimandando al professionista la nota spese per modifiche. Il collaboratore potrà apportare le correzioni direttamente da device oppure collegandosi via web alla piattaforma. Inoltre, nel caso l’azienda usufruisca di un gestionale specifico, l’app nota spese di YouWorkForce può essere sincronizzata con esso incrementando ancora di più l’efficienza di tutto l’iter burocratico relativo ai rimborsi.
Se vuoi scoprire come questa soluzione può rivoluzionare il processo di gestione delle spese dei tuoi dipendenti, contatta uno dei nostri consulenti o richiedi una demo gratuita. Nota Spese è una soluzione integrata in YouWorkForce ma anche ready-to-use: si adatta facilmente ad ogni esigenza specifica!
Software gestione aziendale: scopri quale serve davvero alla tua società
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Ogni azienda, da quella di piccole dimensioni alla più strutturata, ha la necessità di automatizzare determinati processi e di rendere maggiormente fluido l’iter gestionale di task e attività. Questa necessità si manifesta in maniera massiccia anche in strutture di grandi dimensioni, con un numero di dipendenti molto elevato e con sedi distaccate in diverse zone del Paese e all’estero. Le attività e i processi che le aziende sono chiamate a gestire sono moltissimi e questo porta a incomprensioni, difficoltà comunicative ed errori. Per evitare questo tipo di problemi e per rendere più efficienti le attività, le aziende si affidano a strumenti tecnologici in grado di digitalizzare e automatizzare iter burocratici e task. In questo articolo portiamo esempi e soluzioni proprio in relazione a queste dinamiche.
L’azienda
Gestire le risorse e gli asset di un’azienda è un’attività costellata di incognite poiché tantissimi attori si confrontano giornalmente su più task differenti.
Negli anni sono stati sviluppati sistemi di gestione delle attività sempre più intuitivi, fino ad arrivare ai moderni software di gestione aziendale in grado di organizzare la vita nell’azienda in quasi ogni suo aspetto. Dal coordinamento dei gruppi di lavoro alla gestione del ciclo di vita del parco dispositivi, un sistema di asset management ha come scopo quello di rendere più fluidi i processi, con conseguente aumento delle performance e risparmio di tempo e denaro da parte dell’azienda. Ecco perché utilizzare software di questo tipo è fondamentale per qualsiasi tipo di impresa: i benefici che apporta sono notevoli.
Costruire i “workflow”
Vi sono moltissime attività che nonostante l’apparente semplicità finiscono per rubare tempo prezioso al personale, distraendolo dai task davvero importanti. Queste attività, cosiddette di routine, fanno parte della poco “stimata” burocrazia che da sempre attanaglia le imprese a tutti i livelli. La scarsità di organizzazione di un flusso di attività ben strutturato è un problema comune a molte aree e reparti differenti.
Per bypassare queste inefficienze sono stati sviluppati dei sistemi specifici in grado di gestire dei “workflow”, capaci di migliorare la gestione del lavoro. Le soluzioni che permettono di pianificare e di gestire i cosiddetti workflow sono dei veri e propri strumenti digitali che hanno come scopo la gestione digitale dei processi. Task e attività operative vengono prese in carico in maniera veloce, fluida e mirata.
I “workflow”: dalla teoria alla pratica
Scenario Risorse Umane / HR
Coordinare e organizzare le attività di terzi è un compito affidato a determinate figure all’interno dell’azienda. Queste, manager o responsabili di reparto, hanno la necessità di rendere ogni attività il più efficiente possibile, così da evitare loro un carico troppo elevato di lavoro e il palesarsi di problematiche e errori “umani”.
Prendiamo il caso di un responsabile delle risorse umane (HR) il quale deve gestire ad esempio l’assegnazione di strumenti e/o nuovi dispositivi mobili a dipendenti e collaboratori. All’interno di grandi aziende questa operazione può divenire piuttosto complicata da gestire. Per questo, attraverso un accurato sistema di workflow come YouWorkForce, tutto può essere gestito in maniera digitale e soprattutto automatizzata. I passaggi sono rapidi e semplici:
- L’HR comunica al dipendente le credenziali per accedere tramite un browser ad un portale dal quale potrà scegliere la tipologia di dispositivo/attrezzatura necessaria per la sua attività lavorativa (smartphone, laptop, badge, SIM, auto, biglietti da visita, ecc).
- Il dipendente effettua la scelta in maniera veloce e sicura.
- La scelta del dipendente viene riportata all’HR e al proprio Manager attraverso il sistema di workflow creato.
- L’HR Manager, se non riscontra incongruenze, approva la scelta del dipendente basandosi principalmente sulla verifica del ruolo da esso ricoperto e sugli asset a lui indispensabili per svolgerlo al meglio.
- Lo step successivo prevede, ad esempio, la generazione in maniera automatizzata di una richiesta di acquisto degli asset che verrà svolta dall’ Ufficio Acquisti. Oppure l’ingaggio dell’area IT per la presa da magazzino degli articoli, la configurazione e la spedizione/consegna.
- Il dipendente una volta ricevuto il tutto potrà chiudere il giro, confermando digitalmente l’avvenuta assegnazione. In un secondo momento, tramite dei workflow preimpostati potrà aprire richieste di supporto (guasto HW, richiesta SW, upgrade SIM, …)
YouWorkForce è esattamente questo: un sistema che permette di ottimizzare e migliorare i processi di lavoro all’interno delle aziende. Non è un prodotto preconfezionato, ma è creato per fondersi con la realtà aziendale nella quale deve operare. In base ai bisogni manifestati dall’azienda può essere customizzato: solo così è possibile raggiungere l’obiettivo di efficientamento e ottimizzazione prefissato.
Scenario Procurement / Ufficio Acquisti
Partiamo da un contesto multinazionale. Gli attori coinvolti sono il Procurement Manager centrale che opera dall’Italia e i Purchasing Manager da esso coordinati e dislocati nei vari branch offices. L’esigenza è quella di rendere autonome queste figure nell’acquisto in loco (con prezzi e valuta locale) di device ed asset, definendo un centro di costo “locale”. In tutto questo scenario è però richiesta un’approvazione a più passi da parte del Procurement centrale. Come risolvere questa esigenza?
YouWorkForce permette di accedere ad un portale B2B, sviluppato per aiutare il Cliente nella pianificazione di acquisti e/o nella locazione operativa di device, accessori, servizi a corredo e SIM, multi countries. Tramite ruoli e utenze con funzionalità specifiche è possibile monitorare e gestire non solo l’approvvigionamento ma anche la delivery e l’intero ciclo di vita dell’asset, coinvolgendo sia le aree di “acquisti” che quelle “IT”.
Tramite dei workflow, è possibile standardizzare e centralizzare le procedure di pre-acquisto e/o di noleggio operativo (erogato da terzi) di asset, organizzati per le varie sedi. YouWorkForce permette al Global Procurement Manager di avere una previsione della spesa verticalizzata per ogni countries e/o sede; comprende un modulo di asset management che permette di gestire il ciclo di vita dell’asset (assegnazione, sostituzione, riparazione, gestione servizio garanzia, dismissione, ecc…); permette di definire un catalogo prodotti su base country con doppia valuta e con un canone preimpostato
I vantaggi?
- I tempi di gestione e approvazione (centralizzata) dell’acquisto si riducono di circa il 50%
- Il ROI e l’efficientamento delle attività sono già misurabili già nel primo anno di utilizzo
Per conoscere nel dettaglio cos’è YouWorkForce e come può diventare lo strumento per migliorare l’organizzazione del lavoro nella tua azienda, richiedi una consulenza. I nostri esperti risponderanno ad ogni tuo quesito.