Nella maggior parte delle realtà aziendali l’organizzazione della forza lavoro è una questione piuttosto scottante. Gli imprenditori sono a conoscenza dell’importanza di ottimizzare le attività dei propri dipendenti e da sempre cercano di migliorare i flussi di comunicazione e di pianificazione affidandosi a soluzioni “preconfezionate” esterne. Ma cosa significa “ottimizzazione delle risorse umane” e quale soluzione può essere in grado di ridurre i costi di gestione del personale, incrementando le performance agli occhi dei clienti? Lo vediamo in dettaglio in questo nuovo articolo.
Gestione a 360°
Un supporto tecnologico per la gestione delle risorse umane deve esser in grado di fornire un servizio ottimale non solo all’azienda, ma anche al dipendente. Essendo il professionista, in prima persona, il fautore del servizio di qualità (o meno) offerto dall’azienda, è importante metterlo nelle condizioni di operare nel migliore dei modi e di incentivare la sua “buona volontà”.
In alcuni ambienti di lavoro, per esempio, la naturale inclinazione del dipendente a portare a termine il proprio obiettivo giornaliero in maniera ottimale viene smorzata o dalla burocrazia o da iter interni poco fluidi. Autorizzazioni, tempi di attesa, task assegnate telefonicamente, incomprensioni fra colleghi fanno sì che le attività si prolunghino, creando ritardi e malcontento nel cliente finale. Con un software per la gestione aziendale e del personale tutto questo può essere evitato favorendo:
- La riduzione dei costi che compongono il servizio/prodotto offerto dall’azienda.
- Il miglioramento in termini di qualità del servizio/prodotto offerto dall’azienda.
- Un approccio al lavoro migliorato: meno frustrazione da parte del dipendente rispetto alle proprie mansioni.
Un software che migliora la burocrazia del lavoro?
La gestione del “capitale umano” di un’azienda è affidata al responsabile HR, una figura specifica che monitora il benessere dei dipendenti, gestisce la burocrazia specifica (ferie, permessi, assenze ecc) e cerca sempre di mantenere l’ambiente lavorativo stimolante per chi è chiamato ad interagirvi. L’HR si interfaccia in prima persona con i dipendenti e, nelle realtà di maggior peso, questo lo porta a vedersi sommergere di richieste difficili da gestire.
Esistono però dei software per la gestione del personale che non si focalizzano solamente sull’attività operativa del professionista, ma anche sulla propria sfera “personale”. Questo non significa avere accesso a dati personali (GDPR), ma al contrario fornire un servizio al dipendente per la gestione di ferie, permessi, cambi turno e congedi per malattia.
YouWorkForce, come è stato già spiegato in altri articoli sul blog di Youco, è un framework potente capace di integrare al suo interno molti moduli e funzionalità diverse. Uno tra questi è proprio il modulo “gestione pagina personale”, una sezione dedicata, all’interno dell’interfaccia smartphone, dove il dipendente può richiedere con un semplice tap del dito permessi, ferie, malattia, assenze e cambi turno. La richiesta viene inviata in maniera istantanea all’HR, o chi svolge questo compito, e può essere gestita velocemente grazie al sistema di workflow elaborato. Cosa comporta?
- Una gestione più snella e organizzata del lavoro da parte dell’HR.
- Un servizio all’avanguardia che mette il dipendente al primo posto e gli permette di gestire in mobilità l’interazione con l’azienda.
I benefici per l’azienda
La caratteristica fondante di YouWorkForce è il miglioramento dei processi lavorativi aziendali a tutto tondo. Abbiamo visto come, grazie al modulo di “gestione pagina personale” venga fornita ai dipendenti maggiore efficienza nella comunicazione con l’area HR. Ma per quanto riguarda l’azienda e i suoi obiettivi di business, cosa comporta l’utilizzo di YouWorkForce applicato a collaboratori che, ad esempio, lavorano in field?
- Riduce i costi operativi del 50%.
- Aumenta l’efficacia e riduce i tempi degli interventi.
- Rende possibile la gestione dei team online attraverso il suo portale web (Centrale Operativa).
- Permette la rendicontazione in real time delle attività.
Il “come” è riscontrabile nelle numerose funzionalità di cui è composto, fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento previsti dall’azienda.
- Modulo “Agenda”: il professionista, chiamato ad operare in un contesto esterno o interno all’azienda, è in grado di tenere monitorata la situazione delle proprie attività giornaliere sul proprio smartphone, spuntare quelle portate a termine e prenderne in carico di nuove (anche urgenze) in qualsiasi momento. In questo modo dalla centrale operativa si avrà sempre un chiaro riscontro delle attività in corso d’opera durante la giornata.
- Tracking delle attività: possibilità di seguire le attività in corso di svolgimento tramite una mappa dinamica od una planimetria.
- Comunicazione: modulo sviluppato proprio per favorire la comunicazione tra le squadre lavoro, indipendentemente dal settore di inserimento. Questa funzionalità implementata attraverso YouTalkie è perfetta per mantenere sempre connessi (tramite messaggi vocali push-to-talk) i professionisti che operano all’interno di un gruppo specifico (cantiere edile, gruppi di pubblica vigilanza, manutentori ecc), evitando incomprensioni e interventi inutili o errati.
- Funzionalità Kiosk: permette di avviare il device (smartphone o tablet) in una modalità “chiosco”. Il professionista potrà visionare e utilizzare solo applicazioni selezionate ed idonee alla propria mansione, evitando l’utilizzo di applicazioni ritenute non idonee all’attività giornaliera.
Le funzionalità sono ancora molte, le customizzazioni altrettante: se vuoi conoscere nel dettaglio come si compone YouWorkForce e come può essere modellato sulle tue specifiche esigenze, contattaci. Avrai la possibilità di parlare con un nostro consulente specializzato e richiedere anche una demo. YouCo, in qualità di Mobile Solution Provider si occupa anche di approvvigionamento, gestione ed assistenza dei dispositivi mobili per la tua azienda, tramite dei servizi “chiavi in mano”.
