Fleet Management è la soluzione sviluppata da YouCo, nell’ambito di YouWorkforce, per la gestione digitale e centralizzata della flotta aziendale e del car sharing interno. La piattaforma copre l’intero ciclo di utilizzo del veicolo — prenotazione, ritiro, utilizzo, riconsegna — e si integra con sistemi di telematica come Geotab per garantire dati sempre aggiornati e controllo operativo in tempo reale.
Fleet Management è pensata per due profili distinti: il fleet manager, che dalla dashboard di backoffice ha il controllo completo della flotta, e il driver, che da mobile app o web app prenota, ritira e riconsegna il veicolo in autonomia.
Scheda soluzione
- Cos’è > Soluzione per la gestione digitale della flotta aziendale e del car sharing interno
- Sviluppata da > YouCo, nell’ambito di YouWorkforce
- Copertura > Prenotazione, ritiro, utilizzo, riconsegna, monitoraggio e reportistica
- Integrazioni > Geotab e altri sistemi di telematica per il tracking GPS
- Accesso > Web app per il backoffice, mobile app iOS/Android per i driver
- Moduli > 8 moduli operativi (geolocalizzazione, tachigrafo, prenotazione, sinistri, carte carburante, KM, manutenzione, antifurto)
Cosa risolve Fleet Management
Una flotta aziendale gestita senza uno strumento dedicato genera problemi ricorrenti: mezzi sotto-utilizzati o difficili da reperire, scadenze di manutenzione e leasing monitorate a mano, consumi di carburante non tracciabili, sinistri gestiti con moduli cartacei, nessuna visibilità sul comportamento di guida.
Fleet Management risponde a questi problemi con un’unica piattaforma che centralizza dati e processi, riducendo il carico operativo sul fleet manager e restituendo un controllo puntuale su costi, sicurezza e conformità.
Come funziona: il flusso operativo
Prenotazione
Il driver prenota un veicolo da web o da app, in base ai permessi del proprio profilo; la piattaforma mostra solo le opzioni disponibili.
Ritiro
La localizzazione su mappa supporta il driver nel ritiro; la registrazione può essere gestita dall’utente o dal backoffice.
Utilizzo
Il sistema monitora posizione, stato del mezzo e comportamento di guida per l’intera durata del noleggio.
Riconsegna
Strutturata per garantire tracciabilità: il driver registra le informazioni necessarie direttamente in piattaforma.
Un sistema di notifiche (email, app, SMS opzionale) accompagna ogni fase, riducendo le inefficienze legate a ritardi e comunicazioni mancate.
Gli 8 moduli operativi
Geolocalizzazione
Posizione veicolo in tempo reale su mappa, per assegnare rapidamente il mezzo più vicino a un intervento urgente
Tachigrafo
Lettura dei dati dal dispositivo telematico per la compliance su ore di guida e riposo, con alert automatici al driver
Prenotazione auto
Self-service booking per i dipendenti, con chiave digitale o QR code per l’accesso al veicolo
Gestione sinistri
Denuncia digitale con foto guidate e compilazione del CAI, inviata in tempo reale a back-office e assicurazione
Gestione carte carburante
Indicazione delle stazioni convenzionate più vicine e incrocio automatico tra spesa carburante e km percorsi
Controllo KM percorsi
Monitoraggio delle soglie di leasing tramite dati odometrici reali da GPS/CAN-bus
Stato manutenzione e comportamento conducente
Rilevamento di frenate brusche ed eccessi di velocità, con feedback settimanale al driver e pianificazione controlli
Prevenzione furti
Geofencing con alert prioritario in caso di movimento non autorizzato fuori orario o area
Architettura della soluzione
Mobile app per il driver > Compatibile con iOS e Android, accessibile tramite link riservato. Una volta scaricata, il dipendente completa la registrazione in pochi passaggi e gestisce prenotazioni e stato del veicolo direttamente da smartphone, con visibilità su disponibilità, causali di indisponibilità (guasto, manutenzione) e stato del ritiro.
Backoffice per il fleet manager > Accessibile via web app, con un’interfaccia pensata per essere utilizzata anche da personale non tecnico. La dashboard centralizzata offre vista completa su veicoli e punti di ritiro, gestione dinamica dello stato dei mezzi (disponibile, in manutenzione, non prenotabile), monitoraggio in tempo reale di prenotazioni e ritiri, tracciamento della posizione.
Monitoraggio avanzato > L’integrazione con Geotab fornisce dati dettagliati e aggiornati su posizione (in tempo reale su mappa o stato “in sede/fuori sede”), livello di carburante o batteria, storico fino a 6 mesi, con possibilità di ripianificare le prenotazioni in caso di ritardo.
Dashboard e KPI per il ritorno sull'investimento
Fleet Management include una dashboard amministrativa con indicatori organizzati in quattro aree, per valutare efficienza della flotta e ROI:
Finanza e costi
- TCO (Total Cost of Ownership): costo totale reale di ogni veicolo, canone più servizi più imprevisti
- Costo per chilometro (€/km): efficienza economica per identificare i mezzi più onerosi
- Fuel variance: discrepanze tra carburante pagato con carta e carburante realmente immesso
Operatività e manutenzione
- Tasso di utilizzo flotta: percentuale di tempo attivo rispetto alla sosta
- Downtime: ore o giorni medi di inattività per guasti o manutenzione, per singolo mezzo
- Pianificazione scadenze: giorni mancanti a revisioni, tagliandi e scadenze leasing
Sicurezza e sostenibilità (ESG)
- Safety score: punteggio su frenate brusche e velocità, per ridurre il rischio di incidenti
- Frequenza sinistri: rapporto tra numero di incidenti e chilometri totali percorsi
- Impronta di CO2: emissioni totali di flotta per i report di sostenibilità aziendale
Logistica (tachigrafo e GPS)
- Ore di guida vs ore di riposo: verifica istantanea della conformità normativa
- Km in eccedenza (leasing): proiezione dei chilometri a fine contratto, per evitare penali
Perché scegliere Fleet Management
Fleet Management sostituisce fogli Excel, email e controlli manuali con un’unica piattaforma che integra prenotazione, monitoraggio, compliance e reportistica. Il fleet manager decide sulla base di dati aggiornati in tempo reale, non di stime; il driver gestisce l’intero utilizzo del veicolo in autonomia, dal ritiro alla riconsegna.
La persona resta al centro del processo: Fleet Management libera tempo per le decisioni che contano — pianificazione, sicurezza, controllo dei costi — e non sostituisce chi gestisce la flotta.
Cos'è Fleet Management di YouCo?
Fleet Management è la soluzione sviluppata da YouCo, nell’ambito di YouWorkforce, per la gestione digitale della flotta aziendale e del car sharing interno. Copre l’intero ciclo di utilizzo del veicolo — prenotazione, ritiro, utilizzo, riconsegna — con dashboard di monitoraggio e KPI per fleet manager e driver.
Con quali sistemi di telematica si integra Fleet Management?
Fleet Management si integra con Geotab e altri sistemi di fleet management per il tracking GPS, fornendo dati aggiornati su posizione, stato del veicolo e storico fino a 6 mesi.
Fleet Management gestisce anche il car sharing aziendale?
Sì. Il modulo di prenotazione consente ai dipendenti il self-service booking dei veicoli in pool aziendale, con generazione di chiave digitale o QR code per l’accesso, in base ai permessi del profilo utente.
Quali KPI monitora la dashboard di Fleet Management?
La dashboard organizza gli indicatori in quattro aree: finanziaria (TCO, costo per km, fuel variance), operativa (tasso di utilizzo, downtime, scadenze), sicurezza e sostenibilità (safety score, frequenza sinistri, impronta di CO2) e logistica (ore di guida/riposo, km in eccedenza leasing).
Fleet Management supporta la gestione dei sinistri?
Sì. Il modulo Gestione sinistri consente al driver di aprire una denuncia digitale dal luogo dell’incidente, con foto guidate e compilazione del CAI, inviata in tempo reale al back-office e all’assicurazione.
Fleet Management è disponibile anche come app mobile?
Sì. Oltre al backoffice via web app per il fleet manager, è disponibile una mobile app per iOS e Android dedicata ai driver, per gestire prenotazione, ritiro e riconsegna del veicolo da smartphone.
Fleet Management aiuta a rispettare i limiti di ore di guida e riposo?
Sì. Il modulo Tachigrafo legge i dati dal dispositivo telematico e invia alert automatici al driver in prossimità del limite di ore di guida consentite, generando report per il fleet manager in caso di infrazione dei tempi di riposo.
